Digitales Diktat und Spracherkennung in den sozialorientierten Einrichtungen der Salus gGmbH

Eine vollständige Dokumentation aller erbrachten Leistungen ist sowohl für Gesundheitseinrichtungen als auch für Ärzte essenziell. Erstere erhalten nur dann die volle Vergütung, für letztere fußt die optimale Versorgung ihrer Patienten darauf. Erleichtert wird die vollständige Dokumentation, wenn sie unmittelbar nach der Leistungserbringung und einfach erfolgen kann. Besonders effektiv geht das mit Sprachlösungen für digitales Diktat oder Spracherkennung. Eine solche hat die Salus gGmbH mit indicda von DFC-SYSTEMS Mitte 2017 eingeführt. Die Salus gGmbH – getragen durch über 2.500 Mitarbeitende an 14 Standorten in Sachsen-Anhalt – ist eine gemeinnützige Betreibergesellschaft für sozialorientierte Einrichtungen des Landes.

Schwerpunkt ist die psychiatrisch-psychotherapeutische Krankenversorgung in den Fachkliniken Bernburg und Uchtspringe. Neben der stationären Diagnostik und Behandlung werden tagesklinische und ambulante Leistungen vorgehalten. Weiterhin widmet sich Salus in den Landeskrankenhäusern für forensische Psychiatrie den Aufgaben des Maßregelvollzugs. Zum Portfolio gehören außerdem Angebote der Kinder- und Jugendhilfe, der Altenpflege sowie der Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderung. Insgesamt stehen rund 1.600 Behandlungs- und Betreuungsplätze zur Verfügung.

Die Salus gGmbH erleichtert Ärzten und Therapeuten die vollständige Dokumentation nach Maß mit den indicda Medical Speech Solutions.

indicda optimiert die Dokumentationsprozesse und überzeugt auch kritische Anwender

“Der Start verlief zögerlich, mittlerweile hat das Thema bei uns im Hause jedoch mächtig an Fahrt gewonnen. Die Lösung verbreitet sich wie ein Lauffeuer in den Abteilungen”, freut sich IT-Leiter Benjamin Rauch-Gebbensleben. Fängt ein Arzt an, mit der Lösung zu arbeiten und ein anderer sieht, dass es gut funktioniert, möchte auch dieser die indicda Lösung nutzen. Seinen Anfang nahm das Projekt “Sprachlösung” beim Geschäftsführer, der die bestehende Diktatlösung ersetzen und sein Sekretariat entlasten wollte.

Das war eine Initialzündung und hat die Einführung mithin forciert. Anschließend konnte sehr schnell Dr. Jewgenij Wolfowski, Chefarzt der Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie am Fachklinikum Uchtspringe, als erster medizinischer Nutzer gewonnen werden. Er war quasi das „Testimonial“ und hat dabei geholfen, andere Ärzte von der Lösung zu überzeugen. “Und Überzeugungsarbeit mussten wir leisten, schließlich wollten wir eine langjährig etablierte und sehr vertraute Diktatlösung ersetzen”, so der IT-Leiter Benjamin Rauch-Gebbensleben.

Erfolgreiche Einführung dank solidem Wortschatz und großer Unterstützung der Anwender

“Eine der wesentlichen Herausforderungen bei der Einführung von indicda war der spezielle Wortschatz der Psychiatrie”, blickt Rauch-Gebbensleben zurück. Zunächst startete der Träger mit einem mitgelieferten psychiatrischen Wortschatz und ließ das System dann während der Nutzung dazulernen. “Es benötigt ungefähr drei bis vier Stunden Diktatmaterial, bis der Wortschatz und die Erkennung so sind, dass der Arzt wirklich zufrieden ist”, erläutert der IT-Leiter. In einem zweiten Schritt haben die Verantwortlichen den Wortschatz weiter optimiert, in Workshops mit DFC-SYSTEMS Wünsche der Anwender aufgenommen, gemeinsam Workflows kreiert und dann die Sekretariate der Abteilungen schrittweise auf die neue digitale Sprachlösung umgestellt.

Benjamin Rauch-Gebbensleben, Leiter Zentraler Bereich IT

Hohe Flexibilität des Lizenzmodells und Unternehmensgröße gaben den Ausschlag
für die indicda Lösung von DFC-SYSTEMS

Warum aber fiel die Wahl auf indicda? “Das wesentliche Argument war, dass wir unseren Usern damit beides anbieten können: sowohl digitales Diktat als auch Spracherkennung – und das alles mit einem klaren Workflow hinterlegt”, so Rauch-Gebbensleben. Selbstverständlich hat die Salus gGmbH den Markt sondiert und festgestellt, dass es bei der Spracherkennung selbst kaum nennenswerte Unterschiede gibt. DFC-SYSTEMS konnte dann mit seinem flexiblen Lizenzmodell punkten, das es dem Träger heute erlaubt, die Lösung einrichtungsweit kostengünstig zu betreiben.

“Es gibt Wettbewerber, die mit personenbezogenen Lizenzen arbeiten. Dies führt jedoch dazu, dass nicht immer alle genutzt werden”, sagt Rauch-Gebbensleben. Das sei mit flexiblen Lizenzen anders – und war damit ein wichtiges Entscheidungskriterium für die eingeführte Sprachlösung. Darüber hinaus präferiert der IT-Leiter Partner in überschaubarer Größe: “So ist es leichter, einen persönlichen Kontakt aufzubauen und eigene Vorstellungen einzubringen, die dann auch umgesetzt werden. Genau das hat sich bei DFC-SYSTEMS auch bestätigt.“

Salus-Fachklinikum Uchtspringe

Einrichtungsweit klare Workflows

Heute haben alle Ärzte in den 30 Salus-Einrichtungen die Möglichkeit, indicda zu nutzen. Und jeder kann für sich entscheiden, ob er das digitale Diktat oder die Spracherkennung verwendet. Dr. Wolfowski nutzt beides: “Für die Anamnese oder die Visitendokumentation arbeite ich mit der Spracherkennung und vidiere das Dokument dann sofort.” Bei Arztbriefen oder Stellungnahmen gegenüber Behörden sowie Gutachten geht er den Weg des digitalen Diktats über das Sekretariat. Dies bewährt sich insbesondere dann, wenn noch andere Kollegen wie Psychologen, Fachtherapeuten oder Sozialarbeiter zuliefern. Der entsprechende Workflow ist im System hinterlegt:

Beendet der Arzt sein Diktat, sendet er es in die Arbeitsliste des Sekretariats, gegebenenfalls mit einem Kommentar. Dort wird es transkribiert und dann zum Vidieren an den Arzt zurückgesendet.

“Die Mitarbeiterinnen in den Sekretariaten haben wir mit dem klaren Workflow sofort von der Sprachlösung überzeugt”, freut sich Rauch-Gebbensleben. Sie sehen auf einen Blick alle offenen Diktate in einer Liste und können sie priorisiert abarbeiten. Darüber hinaus sei die Sprachqualität deutlich besser. Auch für die Ärzte, Therapeuten und Psychologen stellte der Umstieg kein Problem dar.

Hohe Erkennungsrate, hohe Akzeptanz

Besonders die Ärzte in der Psychiatrie und Psychotherapie schätzen indicda. “Wir erstellen sehr umfangreiche Berichte, und da ist es eine große Hilfe, diese per Spracherkennung direkt auf dem Monitor zu sehen”, so Dr. Jewgenij Wolfowski. “Ich möchte nicht mehr darauf verzichten, und auch die Kollegen schätzen die Lösung immer mehr.” Zur hohen Akzeptanz trägt auch bei, dass das Programm auf einem sehr breiten Wortschatz basiert und sehr schnell dazulernt. “Nach etwa einer Woche hat es die meisten Fachtermini drauf und die Kollegen – egal, welche Muttersprache oder welchen Dialekt sie sprechen – können sie vollumfänglich nutzen”, stellt der Chefarzt heraus.

Die Sprachlösung von DFC-SYSTEMS ist in allen Kliniken und therapeutischen Einrichtungen der Salus gGmbH installiert und kann wahlweise als Spracherkennung oder digitales Diktat genutzt werden. Im nächsten Schritt wird indicda nun im Maßregelvollzug ausgerollt. „Die nächste Aufgabe besteht darin, den entsprechenden Wortschatz anhand von Beispieltexten zu erstellen“, sagt Rauch-Gebbensleben. Besonders die juristischen Termini und viele spezifische Abkürzungen stellen dabei eine Herausforderung dar.

Dr. Jewgenij Wolfowski, Chefarzt der Klinik für
Psychiatrie und Psychotherapie

Bis Ende 2019 soll die Sprachlösung dann in allen Einrichtungen der Salus gGmbH etabliert sein. Benjamin Rauch-Gebbensleben setzt dabei auf die Überzeugungskraft von indicda und die Kooperation der Ärzte: “Da wir so gut wie papierlos arbeiten, greifen die Ärzte über den PC auf alle Informationen zum Patienten zu. Somit ist es ein Leichtes, mit dem am PC angeschlossenen Mikrofon auch gleich dort zu diktieren.”

www.indicda.com