Erfolgreiche Umstellung des Befund-Workflows mit der indicda Spracherkennung

Die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen sind ein Verbund von radiologischen Praxen mit insgesamt zwölf Standorten in der Oberpfalz und Niederbayern und Kooperationspartner zahlreicher Kliniken. Mehr als 50 Ärztinnen und Ärzte untersuchen pro Jahr ca. 250.000 Patienten. Bei dieser großen Zahl an Befunden ist der Einsatz einer zeitgemäßen Spracherkennung unerlässlich.

Prof. Dr. med. Andreas Schicho, Ärztlicher Leiter und Facharzt für Diagnostische Radiologie, stellt im Wesentlichen drei Anforderungen an die Spracherkennung: eine einfache Bedienung, eine zuverlässig hohe Erkennungsrate und die Anpassung an individuelle, sich ändernde IT-Anforderungen. All das sieht er bei indicda von DFC-SYSTEMS gegeben.

MVZ Dr. Neumaier & Kollegen, Praxisstandort Castra Regina Center, Regensburg

Wunsch nach neuem Befund-Workflow

Der Weg dorthin war aber ein längerer. Die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen setzten bereits seit einigen Jahren eine Spracherkennungslösung zur Befunderstellung ein, die auch damals bereits von DFC-SYSTEMS betreut wurde. In diesen Prozess war jedoch das Schreibbüro der MVZ noch stark involviert. Die Befunde wurden digital diktiert (mit und ohne Spracherkennung) und das Ergebnis dann von den Ärzten ins Schreibbüro geschickt. Die dortigen Schreibkräfte haben dieses kontrolliert, bei Bedarf korrigiert, formatiert und als unterschriftsreifen Befund wieder an den Arzt zurückgesandt.

Dies kostete Zeit, so dass die Zuweiser zuweilen zwei oder gar drei Tage auf die Befunde warten mussten – inakzeptabel für einen Dienstleister wie die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen.

Erklärtes Ziel der MVZ war es daher, das Schreibbüro zu entlasten und die Befundlaufzeiten zu verkürzen. Zu diesem Zweck sollten die Ärzte 30 bis 40 Prozent aller Befunde selbstständig fertigstellen. Dieses Vorhaben drohte aber am mangelnden Informationsaustausch zwischen RIS und Spracherkennungssystem zu scheitern.

Aus diesem Grund beschloss man schließlich, die Spracherkennung im Rahmen eines Projekts komplett neu auszurichten und so einen komplett integrierten Workflow der Befundschreibung zu etablieren. Die Ärztinnen und Ärzte sollten ihre Diktate künftig vollständig digital anfertigen und diese auch selbst in einem Workflow fertigstellen und freigeben können.

Erfolgreiche Transformation

Am Anfang standen Fragen: Welche Informationen aus dem RIS müssen in den Befund übernommen werden? Wie kann das sichergestellt werden? Wie sieht der komplette Workflow aus? Den Beginn der Transformation machte der Umstieg auf die Spracherkennung indicda, in dessen Verlauf DFC-SYSTEMS diese Fragen dann beantwortete und die notwendigen Anpassungen vornahm. Professor Schicho erklärt, dass die MVZ unbedingt die Zusammenarbeit mit ihrem bekannten und bewährten Partner hätten beibehalten wollen, was sich auch als genau die richtige Entscheidung erwiesen hätte. Die Systemumstellung verlief reibungslos. DFC-SYSTEMS hat zusammen mit dem RIS-Hersteller Digithurst die notwendigen Schnittstellen zwischen RIS und Spracherkennung geschaffen. Den Rollout haben dann beide gemeinsam gestartet und begleitet.

indicda wird im dortigen Verbund als Client-Server-Lösung betrieben. Die User-Profile und der Topic (Wortschatz für Radiologie, Strahlentherapie und Nuklearmedizin) werden auf dem zentralen Server-System verwaltet und stehen jedem Anwender innerhalb des Verbundes an jedem Standort zur Verfügung. Mit dem Anmeldevorgang werden die anwenderspezifischen Daten wie User-Profil und Wortschatzmodell (Topic) in den temporären Speicher des lokalen Clients vorgeladen. Dies ermöglicht ein performantes Arbeiten auch bei mehreren gleichzeitigen Zugriffen von verschiedenen Standorten. Der Ärztliche Leiter sieht dies als weiteren Vorteil der neuen Spracherkennung, da diese Daten vorher auf einem zentralen Server lagen. Bei hohen Zugriffszahlen wurden die Datenleitungen so teilweise über Gebühr belastet und die Systeme verlangsamt.

Es gibt einen zentralen Wortschatz, der auch zentral gepflegt wird. Die Ärzte arbeiten mit einheitlichen Befundtemplates, die ebenfalls zentral gepflegt werden. Damit wollen die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen eine einheitliche Struktur und eine gleich hohe Aussagekraft in den Befunden gewährleisten.

Prof. Dr. med. Andreas Schicho, Ärztlicher Leiter der MVZ

Hohe digitale Befundungsquote

Ist die Untersuchung gelaufen, wird sie im RIS in die Arbeitsliste des zuständigen Radiologen geladen. Der öffnet sie, und damit automatisch auch indicda, und beginnt mit der Befundung. Neben den Patientendaten sind bereits die Untersuchungssequenzen und die Medikation automatisch aus dem RIS in den Befund übernommen. Schließlich signiert der Radiologe den Befund mittels Unterschrift auf dem SignPad; dieser wird archiviert und per Fax oder Brief an den Zuweiser gesandt.

Professor Andreas Schicho zeigt sich vom Ergebnis positiv überrascht: Die Erwartung war, dass um die 40 Prozent der Befunde digital fertiggestellt werden würden. Bereits sechs Wochen nach Einführung hatten die MVZ jedoch eine digitale Befundungs- und Fertigstellungsquote von 95 Prozent. Das sei mittlerweile ein vollkommen selbstverständlicher Prozess. Geholfen habe sicher, dass das neue System von Beginn an reibungslos funktioniert hätte und die Ärzte sich damit wohlgefühlt hätten – auch weil sie sehr schnell erkannt hätten, auf diese Weise viel Zeit zu sparen. Früher kam der Befund einen oder eineinhalb Tage später formatiert und ergänzt aus dem Schreibbüro zurück. Dann musste der Radiologe sich noch einmal in den Fall eindenken, um nachvollziehen zu können, ob der vorliegende Befundtext abschließend korrekt ist. Dieser Schritt entfällt im neuen Workflow.

Die noch fehlenden fünf Prozent zur durchgehend digitalen Befundungsquote finden sich vor allem in der Strahlentherapie. Dort müssen beispielsweise spezielle Informationen und Bilder aus dem Onkologie-Informationssystem in den Befund eingefügt werden. Die Anforderungen sind hier durch verschiedene Systeme speziell. Aber auch hier wird bereits an der Umstellung auf die Arbeit mit digitaler Spracherkennung gearbeitet.

Weitere Automatisierung geplant

Früher waren 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schreibbüro tätig, heute sind es noch vier. Die anderen übernehmen andere Tätigkeiten, die ihnen viel Spaß machen. Sie arbeiten beispielsweise an der Anmeldung, unterstützen in der Abrechnung oder kümmern sich um Verwaltungsaufgaben. Professor Schicho ist es wichtig zu betonen, dass niemand entlassen wurde. Ein entscheidender Bereich ist das Qualitätsmanagement, in dem ebenfalls einige ehemalige Schreibkräfte zum Einsatz kommen. Dazu gehören unter anderem das Pflegen der Befundvorlagen sowie die Kontrolle der Befunde auf formelle Standards.

Künftig wollen die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen vermehrt Textbausteine und Befundstrukturen entwickeln und in die Software integrieren, um so noch effizienter zu werden. Aktuell wird dies noch vergleichsweise wenig genutzt, was der Ärztliche Leiter bedauert. Denn indicda ermöglicht trotz strukturierter Befundung eine individuelle patientenbezogene Befundung. Dies dürfte insbesondere die Zuweiser freuen, da relevante Informationen für sie nun leichter erkennbar sind.

Wie steht es aber am Ende um die Zufriedenheit mit indicda? Professor Andreas Schicho bilanziert: „Die indicda Spracherkennung wird seit der Einführung von unseren Mitarbeitern gerne und intensiv genutzt. Wir haben nun ein Produkt im Einsatz, das perfekt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und flexibel anpassbar ist. Zudem hat sich DFC-SYSTEMS als Hersteller der indicda Spracherkennung stets als kompetenter und verlässlicher Partner erwiesen.“

Dr. Thomas Huber, Facharzt für Radiologie, bei der Befundung mit der indicda Spracherkennung

www.indicda.com