Erfolgreiche Umstellung des Befund-Workflows mit der indicda Spracherkennung

Die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen sind ein Verbund von radiologischen Praxen mit insgesamt elf Standorten in der Oberpfalz und Niederbayern und Kooperationspartner zahlreicher Kliniken. Mehr als 50 Ärztinnen und Ärzte untersuchen pro Jahr ca. 250.000 Patienten. Bei dieser großen Zahl an Befunden ist der Einsatz einer zeitgemäßen Spracherkennung unerlässlich.

Tobias Neumaier, Prokurist bei den MVZ Dr. Neumaier & Kollegen, stellt im Wesentlichen drei Anforderungen an die Spracherkennung: eine einfache Bedienung, eine zuverlässig hohe Erkennungsrate und die Anpassung an individuelle, sich ändernde IT-Anforderungen. All das sieht Neumaier bei indicda von DFC-SYSTEMS gegeben.

MVZ Dr. Neumaier & Kollegen, Praxisstandort Castra Regina Center, Regensburg

Wunsch nach neuem Befund-Workflow

Der Weg dorthin war aber ein längerer. Die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen setzten bereits seit einigen Jahren eine Spracherkennungslösung zur Befunderstellung ein, die auch damals bereits von DFC-SYSTEMS betreut wurde. „In den Prozess war allerdings unser Schreibbüro noch stark involviert“, sagt Neumaier. „Die Ärzte haben die Befunde digital diktiert, nur teilweise auch mit Spracherkennung, und das Ergebnis dann ins Schreibbüro geschickt. Dort wurde dieses kontrolliert, gegebenenfalls korrigiert, formatiert und als unterschriftsreifer Befund wieder an den Arzt zurückgesandt.“

Dies kostete Zeit, so dass die Zuweiser zuweilen zwei oder gar drei Tage auf die Befunde warten mussten – inakzeptabel für einen Dienstleister wie die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen.

„Um das Schreibbüro zu entlasten und die Befundlaufzeiten zu verkürzen, haben wir uns intern zum Ziel gesetzt, dass die Ärzte 30 bis 40 Prozent aller Befunde selbstständig fertigstellen sollen“, so der Prokurist. Dieses Vorhaben drohte aber am mangelnden Informationsaustausch zwischen RIS und Spracherkennungssystem zu scheitern.

„Wir haben daher ein Projekt zur Neuausrichtung der Spracherkennung aufgelegt, mit dem wir einen komplett integrierten Workflow der Befundschreibung etablieren wollten. Ziel war es, dass unsere Ärzte ihre Diktate vollständig digital anfertigen und sie auch selbst in einem Workflow fertigstellen und freigeben können“, skizziert Neumaier das Vorhaben.

Erfolgreiche Transformation

Am Anfang standen Fragen: Welche Informationen aus dem RIS müssen in den Befund übernommen werden? Wie kann das sichergestellt werden? Wie sieht der komplette Workflow aus? Den Beginn der Transformation machte der Umstieg auf die Spracherkennung indicda, in dessen Verlauf DFC-SYSTEMS diese Fragen dann beantwortete und die notwendigen Anpassungen vornahm. „Wir wollten unbedingt mit unserem bekannten und bewährten Partner weiterarbeiten, was sich auch als goldrichtige Entscheidung erwiesen hat. Die Systemumstellung verlief reibungslos. DFC-SYSTEMS hat zusammen mit dem RIS-Hersteller Digithurst die notwendigen Schnittstellen zwischen RIS und Spracherkennung geschaffen“, lobt Neumaier den Partner. Den Rollout haben dann beide gemeinsam gestartet und begleitet.

indicda wird im dortigen Verbund als Client-Server-Lösung betrieben. Die User-Profile und der Topic (Wortschatz für Radiologie, Strahlentherapie und Nuklearmedizin) werden auf dem zentralen Server-System verwaltet und stehen jedem Anwender innerhalb des Verbundes an jedem Standort zur Verfügung. Mit dem Anmeldevorgang werden die anwenderspezifischen Daten wie User-Profil und Wortschatzmodell (Topic) in den temporären Speicher des lokalen Clients vorgeladen. Dies ermöglicht ein performantes Arbeiten auch bei mehreren gleichzeitigen Zugriffen von verschiedenen Standorten. „Früher lagen sie auf einem zentralen Server, was bei hohen Zugriffszahlen die Datenleitungen teilweise über Gebühr belastet und die Systeme verlangsamt hat“, hebt Neumaier einen weiteren Vorteil der neuen Spracherkennung hervor.

Es gibt einen zentralen Wortschatz, der auch zentral gepflegt wird. Die Ärzte arbeiten mit einheitlichen Befundtemplates, die ebenfalls zentral gepflegt werden. „Damit wollen wir eine einheitliche Struktur und eine gleich hohe Aussagekraft in den Befunden gewährleisten“, so Neumaier.

Tobias Neumaier, Prokurist, MVZ Dr. Neumaier & Kollegen

Hohe digitale Befundungsquote

Ist die Untersuchung gelaufen, wird sie im RIS in die Arbeitsliste des zuständigen Radiologen geladen. Der öffnet sie, und damit automatisch auch indicda, und beginnt mit der Befundung. Neben den Patientendaten sind bereits die Untersuchungssequenzen und die Medikation automatisch aus dem RIS in den Befund übernommen. Schließlich signiert der Radiologe den Befund mittels Unterschrift auf dem SignPad; dieser wird archiviert und per Fax oder Brief an den Zuweiser gesandt.

„Wir rechneten damit, dass um die 40 Prozent der Befunde digital fertiggestellt werden würden. Bereits sechs Wochen nach Einführung hatten wir eine digitale Befundungs- und Fertigstellungsquote von 95 Prozent“, stellt Neumaier nicht ohne Stolz heraus. Das sei mittlerweile ein vollkommen selbstverständlicher Prozess. Geholfen hat sicher, dass das neue System von Beginn an reibungslos funktionierte und die Ärzte sich damit wohlfühlten – auch weil sie sehr schnell erkannten, auf diese Weise viel Zeit zu sparen. Früher kam der Befund einen oder eineinhalb Tage später formatiert und ergänzt aus dem Schreibbüro zurück. Dann musste der Radiologe sich noch einmal in den Fall eindenken, um nachvollziehen zu können, ob der vorliegende Befundtext abschließend korrekt ist. Dieser Schritt entfällt im neuen Workflow.

Die noch fehlenden fünf Prozent zur durchgehend digitalen Befundungsquote finden sich vor allem in der Strahlentherapie. Dort müssen beispielsweise spezielle Informationen und Bilder aus dem Onkologie-Informationssystem in den Befund eingefügt werden. „Dafür möchte ich ungern einen Arzt bezahlen“, sagt Neumaier zu Recht. Allerdings wächst der Druck, auch in diesem Bereich den Befund bald eigenständig abschließen zu können.

Weitere Automatisierung geplant

Früher waren 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schreibbüro tätig, heute sind es noch vier. „Die anderen übernehmen andere Tätigkeiten, die ihnen viel Spaß machen. Sie arbeiten beispielsweise an der Anmeldung, unterstützen uns in der Abrechnung oder kümmern sich um Verwaltungsaufgaben“, betont Neumaier, dem wichtig ist, niemanden entlassen zu haben. Ein entscheidender Bereich
ist das Qualitätsmanagement, in dem ebenfalls einige ehemalige Schreibkräfte zum Einsatz kommen. Dazu gehören unter anderem das Pflegen der Befundvorlagen sowie die Kontrolle der Befunde auf formelle Standards.

Künftig will das MVZ Dr. Neumaier & Kollegen vermehrt Textbausteine entwickeln und in die Software integrieren, um so in der Befundung noch schneller zu werden. „Das nutzen wir gegenwärtig noch vergleichsweise wenig“, gibt sich Neumaier selbstkritisch. Allerdings will er der Befürchtung entgegentreten, dass damit eine strukturierte Befundung eingeführt werden soll. Die sieht er nämlich kritisch: „Das Structured Reporting hilft sicher weniger erfahrenen Ärzten, recht schnell eine Routine zu erlangen. Wir beschäftigen aber ausschließlich langjährig tätige und entsprechend erfahrene Radiologen. Die können ohne eine strukturierte Befundung schneller und effizienter arbeiten.“

Wie steht es aber am Ende um die Zufriedenheit mit indicda? „Unsere Erwartungen an die Spracherkennungslösung haben sich voll erfüllt. Die Radiologen arbeiten seit Beginn sehr gerne und intensiv damit. Auch mit der eigenen Software hat sich DFC-SYSTEMS als stets zuverlässiger Partner erwiesen“, bilanziert Tobias Neumaier zufrieden.

Dr. Thomas Huber, Facharzt für Radiologie, bei der Befundung mit der indicda Spracherkennung

www.indicda.com