Sprachbasierte Dokumentation mit indicda Medical Speech Solutions: Flexibel und wirtschaftlich

Das Diak Klinikum Schwäbisch Hall ist ein Haus der Zentralversorgung und versorgt jährlich rund 15.000 Patientinnen und Patienten stationär; etwa 40.000 nehmen die ambulanten Dienste in Anspruch. Werner Vlatschil und sein Team betreuen nicht nur die IT am Standort Schwäbisch Hall, sondern auch die des Klinikums Crailsheim – langwierige und schwierige Prozesse bei der Einführung und Betreuung einer Lösung für die Spracherkennung kann er sich daher zeitlich gar nicht erlauben. Auch darum ist er überzeugter indicda Anwender.

Mit der Einführung einer Spracherkennung ist es immer so eine Sache: Einige Ärztinnen und Ärzte fordern diese, sind aber bei der Nutzung nicht konsequent. Andere brauchen erst einen konkreten Impuls, nutzen sie dann jedoch dauerhaft. Und wieder andere verweigern sich dem Thema komplett. Für IT und Geschäftsleitung gerade mittlerer und kleinerer Kliniken stellt sich also immer die Frage: Lohnt sich die Investition in Spracherkennung und digitales Diktat? Die klare Antwort darauf lautet: Mit einem flexiblen Lizenzmodell rentiert sich diese auf jeden Fall.

Diak Klinikum Schwäbisch Hall

Spracherkennung und digitales Diktat machen den Erfolg aus

Flexibel bedeutet dabei, dass es sogenannte “fliegende” Lizenzen gibt, also solche, die weder einem fixen Arbeitsplatz noch User dauerhaft zugeordnet werden. DFC bietet für die indicda Spracherkennung ein solches Lizenzmodell – und überzeugte in Kombination mit der intuitiven Software unter anderem Werner Vlatschil, Projektleiter “Sprachbasierte Dokumentation” im Diak Klinikum Schwäbisch Hall: “Wir haben ein Bundle an Lizenzen, das wir frei vergeben können. So eröffnen wir Anwendern die Möglichkeit, die Lösung zunächst einmal auszuprobieren. Sofern sie oder er das Interesse daran verliert, können wir die Lizenz ganz einfach neu vergeben. Das war bei unserer vorherigen Lösung nicht möglich – etliche Lizenzen, und damit natürlich auch Kapital, lagen brach.”

Im Diak Klinikum Schwäbisch Hall wird niemand zur Nutzung des digitalen Diktats oder der Spracherkennung überredet. Im Gegenteil: Werner Vlatschil und sein Team gehen mit dem Thema Spracherkennung noch defensiv um und vergeben Lizenzen nur an die Mitarbeitenden, die aktiv danach fragen.

Diese Zurückhaltung hat zwei Gründe. Zum einen sollen die Ärztinnen und Ärzte den für sie besten Dokumentationsprozess nutzen. Das kann die indicda Spracherkennung sein, das indicda digitale Diktat oder das Tippen per Hand. Zum anderen suchen die Schwäbisch Haller noch nach einem geeigneten Device und Prozess für die mobile Spracherkennung.

Mobiler Einsatz erhöht Attraktivität

Werner Vlatschil: “Das Nutzungsspektrum der digitalen Diktatunterstützung ist bei uns im Haus sehr breit. Unser Vorreiter ist der Chef der Ästhetischen Chirurgie, der die indicda Spracherkennung immer und aus voller Überzeugung nutzt. Am anderen Ende des Spektrums sind die Ärztinnen und Ärzte, die sich nicht damit anfreunden können, eine gewisse sprachliche Struktur einzuhalten. Was wir aber auch sehen, ist, dass die Bereitschaft zur Nutzung der Technologie steigt, je mobiler die Anwender damit arbeiten können.”

Darum bietet das Klinikum zwei Optionen, die den mobilen Workflow unterstützen: Zum einen gibt es die Möglichkeit des klassischen digitalen Diktats mit indicda über mobile Diktiergeräte. Nachdem ein Diktat mobil aufgesprochen wurde, wird es über eine stationäre Docking-Station und den indicda MobileDictation Manager eingelesen und anschließend an einen definierten Empfänger im Schreibservice oder Sekretariat weitergeleitet. Im Rahmen eines Pilotprojekts hatten die Mitarbeitenden des Klinikums aber auch die Möglichkeit, die indicda dictationAPP auf einem speziellen Android Device zu testen. “Die Resonanz darauf war wirklich gut, die Nutzung der App ist einfach und entspricht dem privaten Nutzungsverhalten. Wir werden auch weiterhin auf den Einsatz mobiler Endgeräte setzen, sondieren derzeit aber noch, welches Gerät sich hierfür am besten eignet”, so Werner Vlatschil.

Von der indica dictationAPP selbst zeigte sich aber auch er überzeugt. Vor allem, weil sie “arztgeeignet” ist. Die App lässt sich per Sprachsteuerung bedienen, die Patientenzuordnung findet über den Scan des Barcodes statt. Eine langwierige Eingabe über ein kleines Tastenfeld ist also nicht nötig. Nach Beenden des Diktats wird die Datei per Sprachbefehl versendet und landet anschließend in den meisten Fällen beim internen Schreibdienst der Klinik.

Werner Vlatschil, Projektleiter “Sprachbasierte Dokumentation” im Diak Klinikum Schwäbisch Hall

Schreibbüro unersetzbar

Der interne Schreibdienst ist nach wie vor fester Bestandteil des Workflows, wie Werner Vlatschil erklärt: „Der Umstieg vom Diktat auf Kassette hin zu den digitalen Lösungen – also digitales Diktat und Spracherkennung – diente keineswegs dem Abbau interner Stellen im Schreibbüro. Vielmehr sollten die Mitarbeitenden entlastet werden, um sich auch anderen administrativen Aufgaben widmen zu können. Und
wir wollten gerade bei den Befunden schneller werden, den Patienten die Briefe direkt bei der Entlassung mitgeben. Beim analogen Prozess war das eher schwierig, weil es zeitliche Verzögerungen gab.“

Ein Grund für die Beschleunigung der Prozesse ist auch die gute Integration in das KIS der Klinik. Hier hat Werner Vlatschil gemeinsam mit DFC eine Lösung erarbeitet, mit der sich indicda direkt aus dem medico KIS heraus per Knopfdruck starten lässt. Und egal, wie die einzelnen Nutzer das digitale Diktat und die Spracherkennung nutzen: Einen Mehrwert stellt indicda in jedem Fall dar – eben, weil die Technologie und das Lizenzmodell so viele Freiheiten lassen.

www.indicda.com