Kriterien bei der Auswahl einer Lösung für die klinikweite sprachbasierte Dokumentation in Medizin und Pflege

Funktionalität

Neben der Online-Spracherkennung für Medizin, Pflege und Administration muss die Lösung eine Hintergrund-Spracherkennung mit Workflow-Steuerung sowie die Integration von Sekretariaten und Schreibdiensten für einen mehrstufigen oder delegierten Dokumentationsprozess und Dokumenten-Finalisierung ermöglichen. Dadurch stellen Sie sicher, dass der gesamte Dokumentationsprozess digital sprachbasiert abgebildet werden kann.

Mobilität

Die Lösung muss zeit- und ortsunabhängig (z. B. Homeoffice) sowie auf verschiedenen Endgeräten (mobile Diktiergeräte, Smartphones, Tablets, …) unter Windows, iOS und Android einsetzbar sein. Hierdurch ermöglichen Sie den Nutzerinnen und Nutzern ein hohes Maß an Flexibilität in der Anwendung der sprachbasierten Dokumentation.

Wirtschaftlichkeit

Ein flexibles Lizenzmodell erlaubt den klinikweiten und wirtschaftlichen Betrieb einer sprachbasierten Dokumentation. Bei der flexiblen Lizenzierung ist die Anzahl der maximal gleichzeitig diktierenden Anwender entscheidend (unabhängig von der Gesamtanzahl der möglichen Anwender in der Klinik). Sie erlaubt somit einen wirtschaftlichen Betrieb der sprachbasierten Dokumentation für alle Anwender in der Klinik, unabhängig von Dokumentationsvolumen und Nutzungsgrad.

Service und Support

Der Anbieter muss über eine ausreichende Personalstärke und Kompetenzen für die Unterstützung des Kunden im laufenden Betrieb verfügen – idealerweise 24/7 – mit gesicherten Reaktions- und Bearbeitungszeiten. Vor-Ort-Schulungen, Online-Schulungen, Video-Tutorials zu verschiedenen Themen sowie FAQ sollten durch den Anbieter in ausreichendem Maße für eine optimale Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender bereitgestellt werden können.

Systemunabhängigkeit und Skalierbarkeit

Die Lösung muss für die sprachbasierte Dokumentation in allen klinikweit vorhandenen Informationssystemen einsetzbar sein, nicht nur im KIS, und zwar sowohl integriert in die vorhandenen Informationssysteme als auch „losgelöst“ (Diktieren am Cursor). Sie muss jederzeit für den Einsatz in weiteren Fachbereichen, Anwendergruppen und Standorten ausbaubar und hochverfügbar sein. Die Softwarearchitektur der Lösung muss eine Verteilung wichtiger Funktionalitäten als Services auf verschiedene Serversysteme erlauben. Der Einsatz unter MS-Terminalserver, Citrix und VMware sowie auf ThinClient-Systemen muss möglich sein.

On-Premises- und Cloud-Betrieb

Der Einsatz und Betrieb von Anwendungen in der Cloud nehmen kontinuierlich zu, auch im deutschen Gesundheitswesen. Dennoch ist für viele Krankenhäuser der Betrieb von Lösungen mit Bezug auf personenbezogene Daten auf der eigenen IT-Infrastruktur eine Voraussetzung. Setzen Sie daher auf einen Anbieter, dessen Lösungen sowohl als On-Premise-Installation betrieben werden können als auch in einem Cloud-Betrieb durch den Anbieter bereitgestellt werden – so profitieren Sie von der höchstmöglichen Flexibilität beim Betrieb.

Datenschutz und Datensicherheit

Die Lösung muss über ein granulares Rollen- und Rechtekonzept zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen auf personenbezogene Daten verfügen. Die Softwarearchitektur muss so gestaltet sein, dass keine lokale Datenspeicherung erfolgt, sondern alle Daten serverbasierend in einer zugangsgeschützten Datenbank gespeichert werden. Die Datenübertragung zwischen Client und Serversystem erfolgt ausschließlich verschlüsselt.

Anbieter und Referenzen

Der Anbieter sollte über langjähriges Know-how in der Planung, Einführung und im Betrieb von sprachbasierten Dokumentationssystemen, ausreichend erfahrenes Personal sowie über Referenzen im deutschen Gesundheitswesen, sowohl für die stationären als auch ambulanten Dokumentationsprozesse in der Klinik, verfügen. Er sollte Sie vor, während und nach der Einführung kompetent betreuen können und Ihnen sowohl heute als auch zukünftig als strategischer Partner rund um das Thema ‘Sprachbasierte Dokumentation’ zur Verfügung stehen.