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Was sind die wichtigsten Merkmale einer klinikweiten Lösung für die sprachbasierte Dokumentation?

ind die wichtigsten Merkmale einer klinikweiten Lösung für die sprachbasierte Dokumentation?

Eine Meinungsumfrage unter Anwendern, IT-Verantwortlichen und Geschäftsleitungen im Krankenhaus

Der Einsatz von Sprache zur Dokumentation in Medizin und Pflege nimmt kontinuierlich zu. Eine zunehmende Anzahl an Kliniken plant und entscheidet sich daher für eine gesamthafte, klinikweite Lösung zur sprachbasierten Dokumentation – nicht zuletzt deshalb, weil dieses Thema explizit als Bestandteil eines Fördertatbestands des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) definiert wurde. Eine Umfrage unter Verantwortlichen und Entscheidern mehrerer Kliniken ergab nun, dass die erfolgreiche Einführung und Akzeptanz einer klinikweiten Lösung im Wesentlichen von deren Flexibilität und Funktionalität sowie von der Erfahrung und Begleitung durch den Anbieter abhängen.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung
Methodik
Erkenntnisse
Erfolgsfaktoren
Zusammenfassung

 

Einleitung

Der Einsatz von Sprache zur Dokumentation in Medizin und Pflege (sprachbasierte Dokumentation) nimmt kontinuierlich zu. In vielen Kliniken und Fachabteilungen wird heute noch auf Bändern dokumentiert, die dem Schreibbereich oder den Sekretariaten auf verschiedensten Wegen zugeführt werden. In anderen Institutionen tippen Ärzte und Pflegekräfte die durchgeführten Behandlungsmaßnahmen und Berichte – meist am Abend – mit unterschiedlichsten Graden der Vollständigkeit in die Patientenakte ein. Zum Teil befinden sich in den Häusern auch schon abteilungsspezifische „Insellösungen“ zur sprachbasierten Dokumentation, die jedoch oft keinen funktionalen und/oder wirtschaftlichen klinikweiten Einsatz erlauben.

Eine zunehmende Anzahl an Kliniken plant und entscheidet sich daher für eine gesamthafte, klinikweite Lösung zur sprachbasierten Dokumentation. Wobei diese Entwicklung sicherlich auch der Tatsache geschuldet ist, dass das Thema „sprachbasierte Dokumentation“ explizit als Bestandteil des Fördertatbestandes 3 der Richtlinien des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG), welches die Digitalisierung in Krankenhäusern fördert und forciert, definiert wurde.

Durch den Einsatz von Spracherkennung lässt sich der Dokumentationsaufwand für Ärzte und Pflegekräfte deutlich reduzieren. Es gibt jedoch eine Vielzahl an Dokumentationsprozessen, bei der der ausschließliche Einsatz von Spracherkennung keine unmittelbare Effizienzsteigerung nach sich zieht.

Die Abbildung einer klinikweiten sprachbasierten Dokumentation muss daher gesamthaft betrachtet werden: aus Sicht der Anwender sowie aus der der fachabteilungsspezifischen Dokumentationsprozesse und Dokumenttypen. Den Anwendern in Medizin und Pflege müssen mehrere Möglichkeiten zur sprachbasierten Erfassung ihrer Behandlungs- und Pflegeleistungen angeboten werden: der Einsatz von Spracherkennung, die Nutzung von mobilen Endgeräten (Diktiergeräte, Tablets, etc.) zur sprachbasierten Aufzeichnung und Weiterleitung an einen Hintergrund-Erkennungsprozess zur späteren Ergänzung sowie die Weiterleitung der erfassten Dokumentation an ein Sekretariat zur Weitergabe der erstellten Dokumentation an den Patienten oder weiterbehandelnden Leistungserbringer.

Die folgende Umfrage unter 27 Kliniken erläutert aus Sicht der Verantwortlichen aus den Bereichen Geschäftsführung, IT, Ärzteschaft und Pflegepersonal, welche Merkmale eine sprachbasierte Dokumentationslösung für den klinikweiten Einsatz erfüllen muss. Die Lösungen in den befragten Kliniken sind in den meisten Fachabteilungen bereits seit mindestens 12 Monaten im Routineeinsatz.


 

Methodik

Umfragen wurden unter Entscheidungsträgern in Kliniken im Zeitraum Oktober 2020 bis Dezember 2021 durchgeführt. Die Beantwortung der Fragen erfolgte auf freiwilliger Basis und ohne Gegenleistung für die befragten Personen oder Institutionen. Die befragten Kliniken setzen zum Teil Lösungen von DFC-SYSTEMS ein, zum Teil aber auch Produkte anderer Hersteller.

Befragt wurden insgesamt 70 Entscheider. Diese Gruppe setzt sich wie folgt zusammen:


 

Erkenntnisse

Die Befragung unter den Entscheidern in den Kliniken hat folgende wichtige Erkenntnisse geliefert:


 

Erfolgfaktoren

Aus der Frage an die Teilnehmer „Welche Faktoren waren entscheidend für eine schnelle und erfolgreiche Einführung der klinikweiten Lösung für die sprachbasierte Dokumentation?“ ergaben sich vier relevante Punkte (Zahlenangaben entsprechen der Zahl der Antworten).


 

Zusammenfassung

Die Digitalisierungsinitiative durch das KHZG ist längst überfällig, stellt jedoch nur den ersten Schritt an kontinuierlichen IT-Maßnahmen dar, um aktuell und zukünftig als Gesundheitsdienstleister im Markt erfolgreich bestehen zu können. Den Verantwortlichen in den Häusern ist durchaus bewusst, dass eine nachhaltige IT-Strategie und deren Finanzierung feste Bestandteile eines erfolgreichen Unternehmenskonzepts sein müssen. Zahlreiche Studien und Umfragen belegen: Der Einsatz digitaler Systeme zur Informationserfassung in Verbindung mit Spracherkennung erhöht nicht nur den Dokumentationsgrad in Medizin und Pflege, sondern entlastet Ärzte und Pflegekräfte darüber hinaus auch zeitlich bei der Dokumentation. Eine ausführlichere Dokumentation führt nachweislich nicht nur zu einer Steigerung der abrechenbaren
Leistungen, sondern auch zu besseren Ergebnissen bei der Patientenbehandlung.

Eine Umfrage unter Verantwortlichen und Entscheidern mehrerer Kliniken ergab, dass die erfolgreiche Einführung und Akzeptanz einer klinikweiten Lösung für die sprachbasierte Dokumentation in Medizin und Pflege im Wesentlichen von deren Flexibilität und Funktionalität sowie von der Erfahrung und Begleitung durch den Anbieter abhängen. So belegt die Umfrage eindeutig, dass der Einsatz von Spracherkennung allein keinen vollständigen Lösungsansatz darstellt und nur bei einigen Dokumentationsprozessen zu einer zeitlichen Entlastung führt. Vielmehr muss dem Anwender die Wahlmöglichkeit gegeben werden, wie er/sie die Dokumentation sprachbasiert erstellt. Ein weiteres Ergebnis der Umfrage ist, dass eine Lösung zur sprachbasierten Dokumentation nicht nur als Bestandteil des Krankenhausinformationssystems (KIS) betrachtet werden sollte, sondern Informationssystem-unabhängig eingesetzt werden kann. Entscheidend für eine schnelle und erfolgreiche Einführung sind die Kompetenzen und Ressourcen des Lösungsanbieters. Hierbei ist ein Anbieter wichtig, der die Klinik bei der Abbildung der digitalen Dokumentationsprozesse mit seiner Erfahrung unterstützt und auch über die erforderlichen personellen Ressourcen für eine begleitende Einführung in den Fachabteilungen verfügt.
 

Kontaktkasten Herr Blazek

Bildnachweis: Titelbild: © Fotolia/Adobe Stock, Bild 1: © DFC-SYSTEMS. Bild 2: © DFC-SYSTEMS. Bild 3: © DFC-SYSTEMS. Bild 4: © DFC-SYSTEMS. Bild 5: © DFC-SYSTEMS.