iktat: Was versteht man darunter und welche Vorteile bietet es?

Auch wenn Stenoblock und Schreibmaschine längst modernen Diktiergeräten und Computern Platz gemacht haben – Diktate werden in einigen Berufen und Geschäftsbereichen noch intensiv genutzt. Allerdings verändern digitale Diktate und Spracherkennung die Abläufe und Prozesse rund um die Texterstellung in Unternehmen und Krankenhäusern enorm. Wir erklären, was man unter digitalem Diktieren versteht, wie der Diktierprozess beim digitalen Diktat aussieht und welche Vorteile er hat. Außerdem erfahren Sie, wie viel Zeit und Kosten ein Krankenhaus durch die Einführung einer modernen, digitalen Diktatlösung einsparen kann.

Inhaltsverzeichnis

Was versteht man unter digitalem Diktieren?
Wie funktioniert digitales Diktieren?
Welche Vorteile bietet ein digitales Diktat?
Digitales Diktieren vs. selbst tippen
Beispielrechnung: Kostenersparnis durch digitales Diktat
Erfolgsfaktoren bei der Planung und Einführung des digitalen Diktats im Krankenhaus
Digitales Diktat und Spracherkennung
Nutzen von indicda für die Klinik und Praxis
Digitales Diktatmanagement – optimal für die Zukunft aufgestellt
 

Was versteht man unter digitalem Diktieren?

Unter digitalem Diktieren versteht man die Aufzeichnung von analog gesprochenen Texten über digital aufzeichnende Diktiergeräte – im Gegensatz zu herkömmlicher analoger Aufzeichnung auf Bänder. Anschließend wird der Text von einem Sekretariat oder einem Schreibbüro klassisch transkribiert. Doch wie genau ist die Funktionsweise von digitalem Diktieren?
 

Wie funktioniert digitales Diktieren?

Bei einem digitalen Diktat spricht der Diktant seinen Text über ein Diktiergerät, zum Beispiel das Philips SpeechMike, oder über ein mobiles Diktiergerät (zum Beispiel ein Smartphone) ein. Im Anschluss daran wird der aufgezeichnete Text als Audiodatei an ein Sekretariat oder Schreibbüro versendet. Dort wird der aufgezeichnete Text transkribiert und finalisiert.

In einer professionellen Lösung wie indicda Digitales Diktatmanagement können zum Diktanten entsprechende Voreinstellungen konfiguriert werden, zum Beispiel der automatische Versand an ein bestimmtes Sekretariat oder eine Schreibkraft. Außerdem kann der Diktant Prioritäten zur Abschrift setzen. Im Sekretariat oder Schreibbüro werden der Schreibkraft in der indicda Diktatmanagement-Software u. a. der Autor des Diktats, die Fachabteilung, Priorität, Diktatlänge und Zeitpunkt der Erstellung angezeigt. Die aufgezeichneten Diktate werden bis zur Transkription auf einem zentralen Serversystem gespeichert und können durch verschiedene Schreibkräfte, unabhängig vom Ort, bearbeitet bzw. transkribiert werden.

Der Diktant hat auch die Möglichkeit, den aufgezeichneten Text (digitales Diktat) an ein zentrales Serversystem zur „Hintergrund-Spracherkennung“ zu senden. Somit erhält die Schreibkraft bereits ein transkribiertes Diktat und muss lediglich den durch die Hintergrund-Spracherkennung erkannten Text Korrektur lesen und finalisieren.

Die Funktionsweise des digitalen Diktats im Überblick:

1. Der Diktant spricht seinen Text in ein stationäres oder mobiles Diktiergerät
2. Die erzeugte Sprachdatei wird verschlüsselt über das Netzwerk (LAN, WLAN, Bluetooth, LTE) an eine Schreibliste auf einem zentrales Serversystem übertragen.
3. Das erstellte Diktat erscheint zur Abschrift auf der Schreibliste der Sekretariate oder Schreibkräfte.
4. Die Schreibkraft erstellt bzw. transkribiert den aufgezeichneten Text direkt im zentralen Informationssystem (KIS, RIS etc.).
5. Nach Fertigstellung des Dokuments erhält der Diktant an seinem Diktatarbeitsplatz die Nachricht, dass der gesprochene Text transkribiert wurde und zur finalen Freigabe vorliegt (sofern ein Freigabeprozess definiert wurde).

 

Welche Vorteile bietet ein digitales Diktat?

Das digitale Diktat weist einige Vorteile gegenüber dem klassischen analogen Diktat auf. Hier ein kurzer Überblick:

• ✔ (Umfangreiche) Dokumente (z. B. Arztbrief, Entlassbrief) lassen sich durch Optimierung interner Abläufe schneller erstellen. Ein Bandverlust ist kein Thema mehr und auch lange Transportwege gehören der Vergangenheit an.
• ✔ Einfache Diktataufnahme am PC oder über ein mobiles Diktiergerät mit anschließendem Versenden an das Sekretariat oder ein Schreibbüro zur Abschrift.
• ✔ An jeder Stelle im Diktat kann nachträglich Text hinzugefügt oder entfernt werden. Bei Bandlösungen ist das nicht möglich.
• ✔ Mehr Flexibilität bei der Arbeit: Das Smartphone oder Tablet kann dank einer Diktier-App für mobiles Diktieren verwendet werden.
• ✔ Schreibkräfte, die bisher mit der Transkription von Diktaten beschäftigt waren, sparen dank der Hintergrund-Spracherkennung wertvolle Zeit und können weitere Tätigkeiten ausführen.

 

Digitales Diktieren vs. selbst tippen: Schneller ans Ziel durch Spracherkennung im Krankenhaus

 

Durch die Einführung des digitalen Diktats (ggf. in Kombination mit Spracherkennung) im Krankenhaus lassen sich für Ärzte und Pflegkräfte deutliche Einsparpotenziale erzielen sowie mehr Freiräume im anstrengenden Arbeitsalltag schaffen. Denn: Menschen können schneller sprechen als auf der Tastatur tippen. In einer Minute tippt man im Schnitt 40 Wörter – oder spricht 120 Wörter.

Der Umstieg vom digitalen Diktat mit Transkription durch ein Schreibbüro oder ein Sekretariat zum Diktat mit Spracherkennung bietet weitere Vorteile. Das Schreibpersonal wird weniger belastet, die fertigen Text-Dokumente liegen unmittelbar nach dem Sprechen vor und können an Kollegen versendet oder Patienten als Entlassbrief im Zuge des Entlassmanagements mit nach Hause gegeben werden.

Beispielrechnung: Kostenersparnis durch digitales Diktat in der Klinik/Praxis

Das nachfolgende, vereinfachte Praxisbeispiel zeigt, wie Sie mithilfe einer modernen Diktatmanagement-Lösung bares Geld sparen und die freigewordenen Ressourcen für sinnvollere Tätigkeiten verwendet werden können.

• ✔ Ein durchschnittlich geübter Arzt tippt bei einem digitalen Diktat circa 175 Zeichen pro Minute. Legt man einen durchschnittlichen Stundenlohn von 45 € zugrunde, kostet die Erstellung eines Befundberichtes mit circa 2.000 Zeichen 8,50 €.
   
• ✔ Eine Schreibkraft beziehungsweise eine Sekretärin mit einem Stundenlohn von 18 € die Stunde und einer Geschwindigkeit von 300 Anschlägen pro Minute erstellt ein Dokument mit 2.000 Zeichen für 2 € – das entspricht nur einem Viertel der Kosten.
   
• ✔ Hinzu kommt, dass die Schreibkraft beziehungsweise das Sekretariat nicht nur die Transkription des Diktattextes erledigt, sondern auch weitere Aufgaben zur Finalisierung des Dokumentes übernimmt (z. B. Ausdruck, postalischer Versand, Fax etc.).

 

Was sind Erfolgsfaktoren bei der Planung und Einführung des digitalen Diktats im Krankenhaus?

Damit das digitale Diktat Abläufe im Krankenhaus verbessert, sind bei der Planung und Einführung einer digitalen Diktatmanagement-Lösung durch einen spezialisierten Dienstleister einige Punkte zu beachten:

• ✔ Definition des fachspezifischen Dokumentations-Workflows: Ist der Einsatz von mobilen (digitale Diktiergeräte, SmartPhones, Tablets etc.) und/oder stationären Diktiergeräten geplant oder erforderlich?
• ✔ Erstellung von Benutzergruppen (z. B. Ärzte Chirurgie, Innere, CA`s Schreibbüro, Sekretariat) für die Workflow-Steuerung und Definition von Zugriffsrechten.
• ✔ Kategorisierung von Dokumenttypen (z. B. OP-Bericht, Arztbrief, Befund, Entlassbrief etc.) und Prioritäten (z. B. dringend, heute, bis zum …).
• ✔ Begleitung der Anwender (Diktanten und Schreibkräfte) vor Ort bei der Einführung des Systems, um die Effizienz und den Nutzungsgrad sicherzustellen.

 

Digitales Diktat und Spracherkennung: Wie indicda Sprachlösungen die medizinische Dokumentation unterstützen

indicda unterstützt den Dokumentationsprozess in Krankenhäusern und Facharztpraxen durch detaillierte und sofort verfügbare Berichte, die bei der Versorgung der Patienten und bei der genauen Abrechnung mit den Kostenträgern helfen.

• ✔ Flexible & skalierbare digitale Dokumentation (OP-Bericht, Entlassbrief, Befundbericht etc.)
• ✔ indicda Medical Speech Solutions
  • • Digitales Diktatmanagement und Spracherkennung in einer Lösung
    • Unterstützung von mobilen Diktiergeräten, SmartPhones, Tablets, etc.
    • Online- und Offline-Erkennung für die Spracherkennung
    • Diktieren direkt am Cursor innerhalb verschiedenster Anwendungen (Word, Excel etc.)
    • Einsatz von benutzer-, abteilungs- und modalitäten-spezifischen Textbausteinen
    • Schnittstellen zu allen gängigen Informationssystemen (KIS, RIS, PVS)

 

Nutzen von indicda für die Klinik und Praxis im Überblick

Mit den indicda Medical Speech Solutions lassen sich unterschiedliche Dokumentationsprozesse in Kliniken und Praxen effizienter gestalten. Angefangen vom Einsatz mobiler Diktiergeräte und der Online- und Offline-Erkennung über die Integration interner und externer Schreibbüros sowie die Verwendung von Befundvorlagen bis hin zur strukturierten Befundung und Cloud-basierten Lösung.

Die Vorteile von indicda für das digitale Diktat in der Klinik im Überblick:

• ✔ Patienteninformationen lassen sich schnell erfassen und dokumentieren.
• ✔ Die Benutzeroberfläche der Diktiersoftware ist einfach zu bedienen und nach Ihren Wünschen konfigurierbar.
• ✔ Flexibler Einsatz: indicda bietet Online-Erkennung, Offline-Erkennung, digitales Diktat sowie Arbeiten am internen und/oder externen Schreibarbeitsplatz.
• ✔ Die Software hat unterschiedliche Eingabemöglichkeiten: Unterstützung verschiedener Diktiergeräte (mobil oder kabelgebunden), SmartPhones, Tablets
• ✔ Sicheres Digitales Diktat: Die Diktat-Lösung entspricht den aktuellen IT-Sicherheitsanforderungen dank ausschließlich verschlüsselter Datenkommunikation und Datenhaltung.
• ✔ indicda ist 100 % Citrix-, Microsoft-WTS/RDS- und Linux-Thin-Client-kompatibel
• ✔ Geeignet für den Home Office-Einsatz: Nicht erst seit der Coronakrise hat die Arbeit im Home Office weite Verbreitung gefunden. Diktieren Sie medizinische Dokumente auch bequem vom heimischen Arbeitsplatz aus.
• ✔ Flexible Lizenzmodelle (Concurrent User License): Unsere flexiblen Lizenzmodelle berücksichtigen bei krankenhausweitem Einsatz des digitalen Diktats neben den funktionalen Anforderungen auch wirtschaftliche Aspekte. Beispiel: Angenommen, 30 Prozent Ihrer Ärzte arbeiten gleichzeitig mit der Software. Wenn Ihr Krankenhaus 300 Ärzte hat, müssen Sie nur 100 Lizenzen erwerben. Bei einem Named User-Lizenzmodell hingegen würden Sie 300 Lizenzen (eine für jeden Arzt) benötigen.

Lesen Sie in unserem Referenzbericht, wie wir im Robert-Bosch-Krankenhaus Stuttgart digitales Diktat und Spracherkennung ins KIS integriert und so die Befund- und Arztbrieflaufzeit deutlich reduziert haben. Dank der installierten einheitlichen Sprachlösungsplattform konnten krankenhausinterne Prozesse beschleunigt werden und der Komfort ist gestiegen. Die Ärzte können nicht nur an ihrem Arbeitsplatz im Krankenhaus, sondern auch von daheim aus und unterwegs direkt ins KIS diktieren.

Auf unserer Website finden Sie weitere Referenzen von Einrichtungen, in denen wir ebenfalls ein digitales Diktatmanagement-System erfolgreich installiert haben und Ärzte und Patienten glücklicher machen konnten.
 

Digitales Diktatmanagement – optimal für die Zukunft aufgestellt

Eine bestmögliche Versorgung der Patienten und Erlössicherung sind essenziell für jedes Krankenhaus. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine hohe Qualität und Detailliertheit der medizinischen Dokumentation notwendig. Erreichen lässt sich dies mit der Einführung einer innovativen sprachbasierten Lösung für digitales Diktatmanagement in Ihrer Klinik oder Praxis. So bleibt mehr Zeit für die Patientenbehandlung, die Zufriedenheit des Klinikpersonals steigt und Ihre Einrichtung kann sich dank digitaler Prozessoptimierung optimal für die Zukunft aufstellen.
 

Bildnachweis: Titelbild: © DFC-SYSTEMS, Bild 1: © DFC-SYSTEMS. Bild 2: © DFC-SYSTEMS.