rozessoptimierung im Krankenhaus: Wie hilft das Krankenhauszukunftsgesetz dabei?

Die Coronapandemie hat gezeigt: Kliniken müssen das Thema Digitalisierung ganzheitlich in Angriff nehmen und interne Abläufe durch digitale Prozessoptimierung im Krankenhaus effizienter gestalten. Bisher fehlten hierfür jedoch die Mittel. Dank des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) steht ein Digitalisierungsschub an, der den Investitionsstau in deutschen Kliniken auflösen soll. Wie der Stand der Digitalisierung in Krankenhäusern ist, welche Chancen und Herausforderungen die Digitalisierung bietet und wie Sie die Möglichkeiten der Förderungen aktiv nutzen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Status quo der Digitalisierung
Krankenhäuser und Digitalisierung: Was sind die Herausforderungen?
Historisch gewachsene Strukturen
Mangelhafte Finanzierung
Mangelnde Interoperabilität der Systeme
Chancen der Digitalisierung für Krankenhäuser
Erfolgsfaktoren der Prozessoptimierung
Mindset für Digitalisierung entwickeln
Optimierung der Prozesse
Auswahl einer praxiserprobten Lösung
Krankenhauszukunftsgesetz: Chance für die Prozessoptimierung im Krankenhaus
Digitales Update für Ihre Dokumentation & mehr Zeit für Ihre Patienten

Status quo der Digitalisierung

Die gesamte deutsche Wirtschaft ist im digitalen Wandel begriffen; die Digitalisierung bestimmt bereits weite Teile des öffentlichen Lebens. Auch deutsche Krankenhäuser sehen sich mit tiefgreifenden Änderungen in ihren Prozessen und Abläufen konfrontiert. Mit dem Digitale-Versorgung-Gesetz hat die Politik 2019 die Basis für die digitale Zukunft der Krankenhäuser gelegt. Doch kommen diese auf dem Weg der digitalen Transformation nur langsam voran. Im weltweiten Vergleich liegt die Prozessoptimierung in deutschen Krankenhäusern hinter der anderer Länder, wie beispielsweise Dänemark, zurück.

Bereits 2018 bemängelte eine McKinsey-Studie zum Thema Digitalisierung von Krankenhäusern, dass statt gesamtheitlich ausgerollter Digitalisierungsvorhaben oft nur vereinzelte Pilotprojekte stattfinden würden. Durch die Coronakrise hat die Digitalisierung von Krankenhäusern deutlich an Fahrt aufgenommen. Ein Beispiel für den erhöhten Digitalisierungsgrad stellt die elektronische Patientenakte als Sammlung aller relevanten Informationen und Unterlagen der Behandlung eines Patienten und ihre Verknüpfung mit zahlreichen Software-Applikationen dar.

Insgesamt ist der Stand der Digitalisierung in den einzelnen Häusern sehr heterogen, wie der Management-Dienstleister Exxent Consulting in einer Broschüre zur Neuorganisation der Krankenhaus-IT schreibt.

• ✔ 87 Prozent der Krankenhäuser besitzen eine IT-Strategie. Ohne eine moderne IT-Infrastruktur ist eine digitale Transformation nicht möglich.
• ✔ Laut einer Studie des Deutschen Krankenhausinstituts (DKI) von 2019 mangelt es neben IT-Fachpersonal an einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie, die Ideen, Initiativen, Projekte und Umsetzungsschritte zusammenfasst.
• ✔ In der oben genannten McKinsey-Studie beurteilten 83 Prozent der Geschäftsführer unter Krankenhausentscheidern die Reife und Qualität der Digitalisierung im eigenen Haus als unzureichend.

Krankenhäuser und Digitalisierung: Was sind die Herausforderungen der Prozessoptimierung?

Die meisten Krankenhäusern stehen bei der Digitalisierung erst am Anfang. Was sind die konkreten Herausforderungen von Kliniken in puncto digitale Prozessoptimierung?

Historisch gewachsene Strukturen

In einem Krankenhaus sind die Dokumentationsprozesse häufig komplex, historisch gewachsen und von Ineffizienz geprägt. Sie nehmen einen wesentlichen Anteil der zur Verfügung stehenden Zeit von Ärzten und Pflegepersonal in Anspruch, obwohl diese sich eigentlich mehr um das Kerngeschäft kümmern möchten – die Diagnostik und Behandlung von Patienten. Hier von außen einzugreifen fällt schwer und scheint manchmal sogar unmöglich. Das Thema Prozessoptimierung im Krankenhaus ist aufgrund der beteiligten Mitarbeiter, die sehr stark den Menschen im Fokus sehen, mit einigen Herausforderungen verbunden, die so in anderen Branchen unbekannt sind. Zudem wird die Digitalisierung meist einseitig von der Kostenseite gesehen und der Mehrwert durch die Digitalisierung häufig außer Acht gelassen. Veränderungen und Innovation im Krankenhaus werden dadurch nicht erleichtert.

Mangelhafte Finanzierung

Zwar haben Führungskräfte in den Krankenhäusern die zunehmende Digitalisierung in der Krankenhausstudie von Roland Berger 2019 „eher als Chance“ bewertet, aber die Potenziale werden vielfach noch nicht ausgeschöpft. Grund hierfür sind fehlende Investitionsgelder, die nun durch das KHZG bereitgestellt werden sollen. Laut DKI-Umfrage sehen 80 Prozent der Krankenhäuser die mangelhafte Finanzierung als Problem, um weiter Mittel in den Ausbau der digitalen Prozessoptimierung im Krankenhaus zu stecken.

Die öffentlichen Fördergelder reichen zur Investitionsfinanzierung bei weitem nicht aus. Für die nächsten fünf Jahre beträgt der Investitionsbedarf der deutschen Krankenhäuser etwa sieben Milliarden Euro pro Jahr, so ein Beitrag des Deutschen Ärzteblatts. Dabei ist eine umfassende Digitalisierung zentral für die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunft deutscher Kliniken.

Mangelnde Interoperabilität der IT-Systeme

Letztlich betrifft ein weiterer Problembereich die mangelnde Interoperabilität der IT-Systeme in einem Krankenhaus. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung wird die Fähigkeit der Geräte zum Datenaustausch essenziell. In einem Krankenhaus ist eine Vielzahl von IT-Lösungen und Applikationen verschiedener Hersteller mit teilweise eingeschränkter Interoperabilität im Einsatz. Hinzu kommt, dass der Anbietermarkt für digitale Lösungen im Gesundheitswesen stark fragmentiert ist. Dieses große Angebot, verbunden mit mangelnder Kompatibilität der Systeme, schränkt den Handlungsspielraum der Krankenhäuser in Sachen Digitalisierung stark ein. Damit alle für die Patientenbehandlung notwendigen Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung stehen, dürfen alle an den Prozessen beteiligten Systeme laut Experten nur mit einem „zentralen Datenspeicher“ kommunzieren.

Chancen der Digitalisierung für Krankenhäuser

Die digitale Prozessoptimierung in Krankenhäusern ist kein Selbstzweck, sondern soll dabei helfen, die begrenzten Finanzmittel optimal zu nutzen. So steigert die Digitalisierung insbesondere die Prozesseffizienz und Behandlungsqualität und ermöglicht dank digitaler Tools die Reduzierung des Dokumentationsaufwands. Insgesamt schätzt die oben erwähnte McKinsey-Studie, dass durch Digitalisierung 34 Milliarden Euro der gesamten Gesundheitsausgaben eingespart werden können. Digitale Lösungen für papierlose Daten weisen dabei mit 9 Mrd. EUR das größte Kosteneinsparungspotenzial bezogen auf Deutschland auf. Eine große Chance bietet die Digitalisierung auch im Hinblick auf den Pflegenotstand und den Ärztemangel. Denn Ärzte und Pfleger werden von administrativen Prozessen und repetitiven Abläufen entlastet.

Erfolgsfaktoren für Prozessoptimierung

Nachdem die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung dargestellt wurden: Welches sind die Erfolgsfaktoren der digitalen Prozessoptimierung in Krankenhäusern?

Digitales Mindset entwickeln

Die Abläufe und Prozesse in Krankenhäusern beruhen größtenteils auf traditionellen Strukturen. Eine Akzeptanz für digitale Lösungen im Arbeitsalltag im Krankenhaus muss daher erst aufgebaut werden, und das benötigt Zeit. Der künftige Erfolg hängt nach Ansicht von Fachleuten nicht von der Einführung der neuesten digitalen Technologie ab, sondern vielmehr von einem digitalen Change Management. Die Krankenhausführung nimmt die Mitarbeiter auf dem Weg der digitalen Transformation mit: Sie zeigt den konkreten Nutzen der Digitalisierung auf, nimmt kritische Anmerkungen ernst und investiert in die Aus- und Weiterbildung des Klinikpersonals. Denn: Der digitale Wandel gelingt nur mit kompetenten Mitarbeitern, die Sinn und Zweck des Vorhabens verstehen.

Optimierung der Prozesse vor Implementierung der digitalen Lösung

Bevor Prozesse digitalisiert werden, sollten sie erst sauber strukturiert und optimiert worden sein. Ansonsten bietet die Digitalisierung nicht den gewünschten Mehrwert. Laut McKinsey-Studie sind in vielen deutschen Krankenhäusern die meisten Prozesse jedoch weit vom Optimalzustand entfernt. Oft beschränken sich standardisierte Arbeitsanweisungen auf Teilprozesse und berücksichtigen zum Beispiel damit einhergehende administrative Tätigkeiten nicht. Existieren allerdings keine Prozessstandards, fällt es schwer, Effizienz-Indikatoren der Leistungserbringung zu erfassen. Diese sind für die Prozessteuerung und die Verbesserung der Qualität relevant. Die Einführung digitaler Lösungen in Krankenhäusern wird damit erschwert.

Auswahl einer praxiserprobten Lösung

Durch die Digitalisierung steigen die Anforderungen an die klinikinterne IT. Laut DKI-Studie sind die IT-Ressourcen in Krankenhäusern jedoch knapp. Im Schnitt sind in den IT-Abteilungen der befragten Krankenhäuser nur acht IT-Mitarbeiter beschäftigt; etwa ein Drittel der Krankenhäuser beschäftigt nur bis zu fünf Mitarbeiter in der IT-Abteilung. Diese sind durch die an sie gestellten Anforderungen häufig überlastet. Das negative Image der Krankenhaus-IT schreckt viele gute IT-Fachkräfte davon ab, im Krankenhaus zu arbeiten, so dass die Mitarbeitersuche schwierig ist.

Bei der Implementierung von digitalen Lösungen zur Prozessoptimierung im Krankenhaus erweisen sich daher insbesondere Anbieter als interessant, die über entsprechendes Know-how in der Umsetzung und Einführung von Systemen verfügen und eine praxiserprobte Lösung anbieten. Diese muss einfach in die bestehende Systemlandschaft integriert werden können, wie die Spracherkennung für die Klinik von DFC-SYSTEMS.

Krankenhauszukunftsgesetz: Chance für die Prozessoptimierung im Krankenhaus

Um die Digitalisierung in deutschen Krankenhäusern nachhaltig zu fördern, wurde 2020 das Krankenhauszukunftsgesetz verabschiedet. Es bietet die Möglichkeit der Förderung und Finanzierung digitaler Projekte.

Allgemeines: Was ist das KHZG?

Das KHZG unterstützt Vorhaben, die in eine zukunftsfähige technische Ausstattung investieren, um Prozesse und Arbeitsabläufe in Krankenhäusern zu modernisieren. Das betrifft sowohl die Digitalisierung im Krankenhaus selbst als auch die sektorenübergreifende Verknüpfung von vor- und nachgelagerten Leistungserbringern.

Ab dem 1. Januar 2021 stehen für Digitalisierungsprojekte über den Krankenhauszukunftsfonds (KHZF), der zu diesem Zweck beim Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) eingerichtet wird, bis zu 4,3 Milliarden Euro an Mitteln von Bund und Ländern zur Verfügung.

Das Vorgehen ist dabei wie folgt:

1. Der Krankenhausträger meldet den Förderbedarf beim jeweiligen Land
2. Die Landesbehörden entscheiden dann spätestens drei Monate nach Mitteilung des Bedarfs, welche Anträge sie beim Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) stellen. Anträge sind bis spätestens 31.12.2021 an das BAS zu stellen. Landesspezifische Fristen sind zu beachten.

Das BAS rät Krankenhäusern, einen nach § 21 Absatz 5 Satz 1 KHSFV berechtigten IT-Dienstleister in die Projektplanung einzubeziehen, da im Rahmen des Antragsprozesses diverse Nachweise erbracht werden müssen.

Voraussetzungen für die Förderung von Digitalisierungsprojekten

Damit der Förderantrag positiv beschieden wird, sind von den Krankenhäusern, die von der Förderung der digitalen Prozessoptimierung profitieren möchten, einige Punkte zu berücksichtigen:

• ✔ Krankenhäuser müssen ihren digitalen Reifegrad kennen ( 14b KHZG). Der Digitalisierungs-Fortschritt durch die Förderung wird Mitte 2021 und 2023 bewertet.
• ✔ Krankenhäuser müssen ein digitales Gesamtkonzept haben.
• ✔ Mindestens 15 Prozent der beantragten Mittel müssen in die eigene IT-Sicherheit investiert werden.
• ✔ Die Krankenhäuser müssen im Nachgang nachweisen, dass die Investitionen Prozesse effizienter gemacht haben. Zeigen die geförderten digitalen Projekte keine Wirkung, droht eine Fördermittelrückzahlung.
• ✔ Krankenhäuser, die bis 2025 keine förderfähigen digitalen Maßnahmen einführen, bekommen laut 5 des Krankenhausentgeltgesetzes Absatz 3 h einen Abschlag von zwei Prozent ihrer DRG-Erlöse.

11 Förderfähige Projekte laut KHZG

Elf Fördertatbestände sieht das KHZG vor, um die digitale Prozessoptimierung in den Krankenhäusern voranzutreiben. Förderfähig sind laut Gesetz Investitionen in eine „digitale Infrastruktur zur besseren internen und sektorenübergreifenden Versorgung“. In nachfolgender Übersicht sehen Sie die möglichen förderfähigen Vorhaben gemäß § 19 der KHSFV:

1. Anpassung von Notaufnahmen eines Krankenhauses an den Stand der Technik
2. Einrichtung von Patientenportalen für ein digitales Aufnahme- und Entlassungsmanagement
3. Durchgehende elektronische Dokumentation von Pflege und Behandlungsleistungen
4. Teil- oder vollautomatisierte klinische Entscheidungsunterstützungssysteme
5. Durchgehendes digitales Medikationsmanagement
6. Krankenhausinterner digitaler Leistungsanforderungsprozess/Kommunikationsprozess
7. Konzepte zur Abstimmung des Leistungsangebots mehrerer Krankenhäuser & Cloud Computing
8. Online-basiertes Versorgungsnachweissystem für Betten
9. Robotik-basierte Anlagen, Systeme oder Verfahren
10. IT- und Cybersicherheit
11. Vorhaben zur Anpassung von Patientenzimmern im Falle einer Epidemie

Ist ein Vorhaben förderfähig, regelt § 20 KHSFV, welche mit der Umsetzung des Projekts verbundenen Kosten durch die Fördermittel abgedeckt werden können. Dazu zählen die Kosten für technische und informationstechnische Maßnahmen, Beratungsleistungen, personelle oder räumliche Maßnahmen.

Spracherkennung durch DFC-SYSTEMS ist förderfähig

Laut § 14a Absatz 2 Satz 1 Punkt 3 des Krankenhausfinanzierungsgesetzes ist „die Einrichtung von Systemen, die eine automatisierte und sprachbasierte Dokumentation von Pflege- und Behandlungsleistungen unterstützen“ förderfähig. Die indicda Spracherkennung für Kliniken erfüllt vollständig alle MUSS-Kriterien der Förderrichtlinien laut § 19 Abs. 1 Satz 3 KHZF.

DFC-SYSTEMS verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Einführung sprachbasierter Dokumentationslösungen. Wir unterstützen sämtliche Dokumentationsprozesse, die im Klinikalltag anfallen:

• ✔ Einsatz mobiler Diktiergeräte, SmartPhones und Tablets (iOS, Android)
• ✔ Online- und Offline-Spracherkennung
• ✔ Einbindung von internen und externen Schreibbüros
• ✔ Integration von Befund- und Berichtvorlagen
• ✔ Strukturierte Befundung

Wie DFC-SYSTEMS Sie bei der digitalen Prozessoptimierung im Krankenhaus unterstützt

Die Umsetzung von Lösungen zur digitalen Prozessoptimierung bei laufendem Krankenhausbetrieb und mit knappen personellen Kapazitäten stellt eine große organisatorische Herausforderung dar. Bei der Umstellung von Prozessen müssen Sie darüber hinaus noch auf die Einhaltung von Standards achten, damit der Digitalisierungsprozess für eine nachhaltige Verbesserung Ihrer internen Abläufe sorgt. Hier bieten wir Ihnen die nötige Unterstützung für den Implementierungsprozess an. Gemeinsam mit Ihnen nehmen wir eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Dokumentationsprozesse vor und prüfen, in welchen Fachabteilungen der Einsatz einer Spracherkennung dabei helfen kann, die Anamnese schneller und strukturierter zu realisieren, erbrachte Leistungen effizienter zu erfassen und Klinikpersonal bei administrativen Tätigkeiten effektiv zu entlasten.

Vorteile von indicda Spracherkennung und Digitalem Diktatmanagement im Überblick

Nachfolgend finden Sie die Vorteile unserer sprachbasierten Lösung für das Krankenhaus auf einen Blick:

• ✔ Sprachbasierte medizinische Dokumentation für alle Fachdisziplinen möglich
• ✔ Verwendung der Spracherkennung für alle medizinischen Informationssysteme (Erkennung direkt am Cursor)
• ✔ Zeitaufwand für die Erstellung der medizinischen Dokumentation wird dank intuitiver Bedienung und moderner Erkennungstechnologien sofort verringert
• ✔ Hohe Automatisierung der Dokumentationsprozesse im Krankenhaus möglich dank flexibler Konfiguration der Software
• ✔ Unterstützung von strukturierter Befundung, um eine vollständige und raschere Dokumentation zu gewährleisten
• ✔ Wirtschaftlicher Einsatz im Klinikverbund dank Concurrent User-Lizenmodell möglich
• ✔ Einsatz fach- und anwenderspezifischer Textbausteine

Gerne unterstützen wir Sie auf dem Weg zum digital unterstützten Krankenhaus. Mit einer schrittweisen Umsetzung Ihrer Vorhaben sorgen wir dafür, dass die individuellen Bedürfnisse aller Beteiligten stets Berücksichtigung finden.

Wenn Sie sehen möchten, welche Projekte wir bereits zusammen mit Kliniken umgesetzt haben, werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.

Ein digitales Update für Ihre Dokumentation und mehr Zeit für Ihre Patienten? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Sie möchten jetzt handeln und den Dokumentationsprozessen in Ihrem Krankenhaus ein digitales Update verpassen? Dann nutzen Sie die Fördermöglichkeiten des Krankenhauszukunftsgesetzes und stellen Sie sich optimal für die Zukunft auf. Kontaktieren Sie uns unverbindlich über das untenstehende Kontaktformular. Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben mit unseren Spracherkennungslösungen und helfen bei der Beantragung der KHZG-Fördermittel.

Bildnachweis: Titelbild: Reza Estakhrian/gettyimages, Bild 1: Witthaya Prasongsin/gettyimages, Bild 2: © DFC-SYSTEMS, Bild 3: © DFC-SYSTEMS, Bild 4: © DFC-SYSTEMS, Bild 5: Luis Alvarez/gettyimages.